Case

CRM- & offerteautomatisering

Een webshop met 18 medewerkers stelde zakelijke offertes met de hand op in Excel en Word; nu staat het concept binnen minuten in het CRM en loopt een accountmanager het alleen nog na.

Plan een gratis kennismaking Alle cases

Sector: E-commerce · 18 fte
Resultaat: 93% sneller

De situatie

Waar de tijd heen ging.

Naast de webshop liep een zakelijke tak met grotere bestellingen en eigen prijsafspraken. Een aanvraag kwam per mail of via het formulier. Iemand zocht de klant op in HubSpot, las de laatste afspraken terug, rekende de staffel uit in Excel en zette de offerte in een Word-sjabloon. Twee tot drie uur per offerte. Elke offerte was maatwerk, ook als je hem al tien keer eerder zo had gemaakt. Bij drukte bleef een aanvraag een dag liggen, en het CRM liep achter omdat bijwerken het laatste was wat iemand deed.

Wat we hebben gebouwd

De aanpak.

Aanvragen komen nu via één ingang binnen, uit het formulier en uit de zakelijke mailbox in Outlook. Een automatisering in Make maakt of vindt het contact en de deal in HubSpot en hangt de aanvraag eraan. AI haalt uit de mail welke artikelen en aantallen gevraagd worden en legt daar de prijsafspraken en staffels van die klant naast. Het concept komt als PDF in de deal te staan, met de regels en de marge erbij. Versturen gebeurt niet vanzelf. Een accountmanager loopt het concept na, past aan waar nodig en verstuurt zelf. Bij een korting boven de afgesproken grens gaat het eerst langs de commercieel manager.

Wat het opleverde

Het resultaat.

Een offerte die twee tot drie uur kostte staat nu in ongeveer tien minuten klaar, inclusief het nalopen. Dat is 93 procent sneller. Aanvragen worden dezelfde dag beantwoord, ook op drukke dagen. Het CRM klopt weer, omdat de deal wordt aangemaakt door hetzelfde proces dat de offerte opstelt. Niemand werkt HubSpot nog met de hand bij.