Automatisch maandrapport
Een dienstverlener met 60 medewerkers stelde het maandrapport met de hand samen uit vier bronnen; nu bouwt het zich elke nacht zelf op en ligt het op de eerste werkdag klaar.
- Sector
- Dienstverlening · 60 fte
- Resultaat
- 6× sneller
Waar de tijd heen ging.
Het maandrapport kostte bijna een week. De cijfers stonden op vier plekken: omzet en kosten in Exact, uren in de urenregistratie, pijplijn in HubSpot en een paar losse Sheets van de teamleiders. Eén persoon haalde dat elke maand bij elkaar in een Excel dat verder niemand kende. Knippen, plakken, formules nalopen, opmaak goedzetten. Het rapport lag er pas halverwege de volgende maand, en dan ging het gesprek in het MT vaak eerst over de vraag of een cijfer wel klopte. Het soort werk dat je niet inplant en toch elke maand doet.
De aanpak.
We hebben de bronnen gekoppeld via Make en de definities één keer vastgelegd: wat telt als omzet, wat als declarabel uur, welke deals meetellen in de pijplijn. Daarboven staat een rapport in Power BI dat zichzelf elke nacht bijwerkt. Op de eerste werkdag van de maand staat de PDF klaar op de plek waar het MT hem verwacht. Afwijkingen groter dan de ingestelde marge worden gemarkeerd. De controller kijkt er nog steeds naar: die keurt de toelichting goed en zet de duiding erbij voordat het rapport rondgaat.
Het resultaat.
Het samenstellen ging van bijna een week naar minder dan een dag, zes keer sneller. Het rapport ligt op de eerste werkdag klaar in plaats van halverwege de maand. De discussie over cijfers is grotendeels weg, omdat iedereen naar dezelfde definities kijkt. De controller besteedt zijn tijd nu aan de uitleg bij de cijfers, niet aan het ophalen ervan.
Het verzamelen was het werk, niet het rapport. Dat verzamelen is nu weg.
Controller, dienstverlener met 60 medewerkers
Exact 
Google Sheets 
Make 
Zoiets voor jouw proces?
In een half uur laten we concreet zien waar jouw grootste tijdwinst zit. Geen verkooppraatje, gewoon eerlijk en direct toepasbaar advies.
