Case

Automatische orderverwerking

Bij een logistiek bedrijf met 35 medewerkers werden orders uit de mail overgetypt; nu leest en controleert het systeem ze zelf, en kijkt de binnendienst alleen nog naar de uitzonderingen.

Plan een gratis kennismaking Alle cases

Sector: Logistiek · 35 fte
Resultaat: 12u p/week

De situatie

Waar de tijd heen ging.

Orders kwamen binnen als mailtje, als PDF-bijlage en als los Excel-bestand van een vaste klant. Twee mensen op de binnendienst typten ze over in het ordersysteem. Een paar minuten per order, plus terugbellen bij regels die niet klopten. Overtypen is werk dat je niet doorberekent. Bij drukte schoof de verwerking op naar het eind van de dag en soms naar de volgende ochtend. Fouten in aantallen of artikelnummers kwamen pas in het magazijn aan het licht, als het pakket al klaarstond.

Wat we hebben gebouwd

De aanpak.

De ordermailbox loopt nu via een automatisering in Make. AI leest de mail en de bijlage uit en haalt de klant, de artikelnummers, de aantallen en de gewenste leverdatum eruit. Die gegevens worden gecontroleerd tegen de artikellijst en de prijsafspraken in Exact. Klopt alles, dan staat de order in het ordersysteem en gaat de bevestiging naar de klant. Herkent het systeem iets niet, of wijkt een aantal of een prijs af van wat bij die klant gebruikelijk is, dan komt de order in een wachtrij. Daar kijkt de binnendienst naar. Die stap is er bewust in gelaten.

Wat het opleverde

Het resultaat.

De binnendienst is per week ongeveer 12 uur minder kwijt aan overtypen. Orders die 's middags binnenkomen staan dezelfde middag in het systeem, ook op drukke dagen. Wat overblijft is de wachtrij met twijfelgevallen, en die is klein genoeg om tussendoor te doen. Fouten die vroeger in het magazijn opvielen komen er nu bij de controle uit, voordat er iets wordt ingepakt.