Goedkeuringsflows
Een goedkeuring is zelden veel werk. Het achterhalen wie er akkoord moet geven, of dat al gebeurd is en wat je doet als diegene op vakantie is, dat is het werk. Efficienter richt goedkeuringsflows in die aanvragen automatisch bij de juiste persoon leggen en vastleggen wie wanneer wat heeft goedgekeurd.
- 01 Iemand dient iets in Een aanvraag of verzoek
- 02 AI bepaalt de stappen Wie moet wat goedkeuren
- 03 Langs de juiste mensen In de juiste volgorde
- 04 Overzicht op elke stap Jij houdt de controle
Van trigger tot resultaat.
Elke automatisering volgt dezelfde route: iets zet hem aan, de agent kiest de actie, en het resultaat landt in de tools die je al gebruikt.
Een goedkeuringsflow legt mandaat vast in plaats van gewoonte
Een goedkeuringsflow bepaalt automatisch wie een aanvraag moet beoordelen, op basis van wat de aanvraag is en hoe groot hij is. Een uitgave onder een bepaald bedrag gaat naar de teamleider, daarboven naar de directie, en bij bepaalde soorten aanvragen kijkt er iemand extra mee. Die regels bestaan meestal al, alleen zitten ze in de hoofden van mensen.
Efficienter maakt die regels expliciet en voert ze uit. Daarmee wordt de route voorspelbaar, ook voor iemand die net in dienst is, en houd je een vastlegging over van wie wat heeft goedgekeurd. Dat laatste is precies wat je nodig hebt bij een controle of een vraag achteraf.
Routes, drempels en een vastlegging die klopt
Een goedkeuringsflow moet twee dingen tegelijk doen: snelheid geven bij het normale geval en zorgvuldigheid afdwingen bij het uitzonderlijke.
Routering op inhoud en bedrag
De aanvraag bepaalt zelf wie hem moet zien, zodat niemand hoeft te bedenken bij wie het ook alweer hoort.
Vervanging bij afwezigheid
Als de beoordelaar er niet is, gaat de aanvraag naar de vervanger in plaats van stil te blijven staan tot die terug is.
Vastlegging van elk akkoord
Wie, wanneer en op welke versie akkoord gaf, staat vast. Dat maakt een vraag achteraf een opzoekactie in plaats van een reconstructie.
Zichtbaar wat nog openstaat
Je ziet welke aanvragen wachten en hoe lang al, zodat een vergeten akkoord opvalt voordat het iemand ophoudt.
Van ongeschreven regels naar een werkende flow
We beginnen met uitschrijven wie nu waarover beslist, inclusief de uitzonderingen die iedereen kent maar niemand heeft vastgelegd. Daarna bouwen we die regels na en testen we juist de randgevallen.
Mandaat in kaart brengen
We leggen vast wie waarover mag beslissen, vanaf welk bedrag er iemand extra bij moet en welke soorten aanvragen een aparte route volgen.
GRATISRoutes en drempels inrichten
We bouwen de routering, de vervangingsregels en de herinneringen, zodat een aanvraag altijd bij iemand ligt die kan beslissen.
WEEK 1-2Testen op de randgevallen
We testen de gevallen die er echt toe doen: een bedrag net boven de drempel, een afwezige beoordelaar en een aanvraag die halverwege wijzigt.
O.B.V. SCOPELive met overzicht en vastlegging
De flow gaat live met een overzicht van openstaande aanvragen en een volledige vastlegging van de gegeven akkoorden.
NA OPLEVERINGSneller akkoord, en achteraf navolgbaar
Als de route vastligt, wordt een goedkeuring een handeling van een minuut in plaats van een zoektocht. Aanvragen blijven niet liggen omdat iemand op vakantie is, en bij een vraag achteraf kun je precies laten zien wie wat heeft goedgekeurd. Dat maakt het niet alleen sneller, maar ook makkelijker te verantwoorden.
- Iemand dient iets in Een aanvraag of verzoek
- AI bepaalt de stappen Wie moet wat goedkeuren
- Langs de juiste mensen In de juiste volgorde
- Overzicht op elke stap Jij houdt de controle
Voor organisaties waar akkoorden nu per mail gaan
Dit speelt bij bedrijven die groot genoeg zijn geworden dat niet meer iedereen alles mag beslissen, maar waar de afspraken daarover nog nergens staan. Het gevolg is dat aanvragen blijven hangen en dat niemand precies kan navertellen wie wat heeft goedgekeurd.
Directie en management
Je wilt grip op uitgaven en afspraken zonder dat elke aanvraag persoonlijk langs jou moet.
Teams met wisselende bezetting
Vakanties en ziekte mogen geen reden zijn dat een aanvraag een week stilstaat.
Bedrijven met verantwoordingsplicht
Bij een controle of een audit is een vastlegging van akkoorden het verschil tussen opzoeken en reconstrueren.
Over goedkeuringsflows.
Ja. We koppelen aan de tools die je al gebruikt, zoals je CRM, mailbox en boekhouding. Je hoeft niet over te stappen.
Lees ook:CRM automatisering·E-mail automatisering
Ja. Jij bepaalt wat er automatisch gebeurt en wat eerst langs jou of je team gaat. Je keurt goed voordat iets live gaat.
We werken met een vaste prijs vooraf, gebaseerd op de scope uit de analyse. Geen verrassingen achteraf.
Lees ook:Onze werkwijze
Meestal binnen enkele weken, afhankelijk van de scope. We beginnen met een korte analyse om de grootste winst te vinden.
Vaak samen bekeken.
Wie goedkeuringsflows voor je bouwt.
Je werkt met hetzelfde team van begin tot eind: we brengen je proces in kaart, bouwen het na in je eigen tools en blijven het daarna beheren.
- Vaste prijs vooraf, geen verrassingen
- Gebouwd in je eigen tools
- Binnen 24 uur reactie
Van kennismaking tot werkend systeem.
In een paar weken van een eerlijk eerste gesprek naar een systeem dat draait in je eigen tools. Vaste prijs vooraf, jij houdt de controle.
Klaar om slimmer te groeien?
In een half uur laten we concreet zien waar jouw grootste tijdwinst zit. Geen verkooppraatje, gewoon eerlijk en direct toepasbaar advies.
